Για να γίνει κάποιος μέλος ενός Ομίλου Ροταράκτ μπορεί, είτε να υποβάλει γραπτό αίτημα, προσκομίζοντας το βιογραφικό του σημείωμα, είτε ένας άλλος Όμιλος Ροταράκτ να προτείνει κάποιο από τα μεταφερόμενα ή πρώην μέλη του να ενταχθούν σε αυτόν τον Όμιλο.
Σε κάθε περίπτωση, πρέπει τουλάχιστον ένα μέλος του Ομίλου να εγγυηθεί πως πρόκειται για άτομο ηθικό, που χαίρει εκτίμησης κυρίως στον επαγγελματικό του χώρο.
Στη συνέχεια, η αίτηση με το βιογραφικό του υποψηφίου διαβιβάζεται στο Διοικητικό Συμβούλιο του Ομίλου για έγκριση. Το Διοικητικό Συμβούλιο οφείλει να εγκρίνει ή να απορρίψει την αίτηση ενός υποψηφίου εντός τριάντα (30) ημερών και να ενημερώσει τον υποψήφιο για την απόφασή του.
Κατόπιν έγκρισης της αίτησης, ο Γενικός Γραμματέας του Ομίλου ενημερώνει τον ενδιαφερόμενο για την έγκριση της αίτησης του και τη προσφώνηση του σε υποψήφιο μέλος καλώντας το παράλληλα να συμμετέχει για το επόμενο χρονικό διάστημα του ενός μήνα στις συνεστιάσεις, δράσεις και εκδηλώσεις.
Με τη πάροδο της διαδικασίας, ενημερώνεται εκ νέου το υποψήφιο μέλος από το Γενικό Γραμματέα έως και δεκαπέντε (15) ημέρες πριν για τις λεπτομέρειες της εισδοχής του όπως ο χώρος, η ώρα, η διαδικασία και η ανάλογη συνδρομή που καταβάλλεται κατά περιπτώσεις.